La gestione della privacy nella localizzazione dei veicoli aziendali: normativa e linee guida

Uno dei principali ostacoli all’adozione di soluzioni per il tracciamento di flotte aziendali è costituito dalla gestione della privacy. La privacy del guidatore, infatti, impone, oltre al consenso da parte degli interessati, anche l’adozione di soluzioni conformi ai requisiti imposti dal GDPR. Sono molti i benefici derivanti dall’adozione di una soluzione di tracciamento e connessione di una flotta aziendale. In questo scenario, tuttavia, il gestore della flotta si trova a dover affrontare il problema della gestione della privacy, che va affrontato con i giusti strumenti operativi. Questa problematica è il primo dei principali ostacoli all’adozione di questo genere di tecnologie. I benefici di poter tenere traccia dei dati della propria flotta in tempo reale e monitorarne l’efficienza sono ormai conclamati ed accettati. Un report di Verizon Connect, basato sul mercato americano, indica che la percentuale di flotte che utilizzano il GPS è aumentato del 72% nel 2020.

Il sistema di rilevamento e il quadro normativo

Il sistema di rilevamento del veicolo si basa su un dispositivo installato a bordo che è in grado di interagire con una rete di satelliti che consentono di individuarne l’esatta posizione, espressa come coordinate georeferenziate (GPS). Dato che di norma la posizione del veicolo esprime anche quella del soggetto che ne è alla guida, si può andare facilmente in conflitto con le norme dello Statuto dei Lavoratori che regolano e disciplinano il potere di vigilanza e controllo del datore di lavoro sui dipendenti. In particolare, la norma a cui ci si riferisce è l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L.300/1970), modificato dal D.Lgs. 151/2015.

La normativa prevede in via prioritaria un accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali e, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni, un accordo stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Va posta particolare attenzione al fatto che la succitata normativa, al comma 3, richiama esplicitamente il GDPR: “Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”.

Principi del GDPR e obblighi del titolare del trattamento

Il GDPR individua dei principi base che costituiscono il riferimento per la progettazione di qualsiasi trattamento. In tale provvedimento, infatti, si chiariscono molti degli aspetti più controversi rispetto alla motivazione genericamente adottata, ovvero “localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro per soddisfare esigenze organizzative, produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro”. Tali finalità includono il commisurare i costi da imputare alla clientela e assicurare una più efficiente gestione e manutenzione del parco veicoli. Nel rispetto del principio di necessità la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento.

Dovranno essere forniti agli interessati tutte le informazioni sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema. I dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere tracciati unicamente dagli incaricati. In funzione delle mansioni svolte, essi devono poter accedere alle informazioni per dare attuazione ai propri compiti. I soggetti terzi, ovvero le imprese che offrono i servizi, le piattaforme software e gli apparati per la localizzazione, devono essere nominati “responsabili del trattamento”.

Gestione dell’uso promiscuo e strumenti di protezione

Nel caso di utilizzo promiscuo del veicolo soggetto a localizzazione, deve essere possibile per il guidatore disattivare il sistema di tracciamento. La tua flotta è sotto controllo ovunque ti trovi: dalla localizzazione satellitare al controllo dei consumi, fino alla gestione dei documenti amministrativi collegati al veicolo. È fondamentale informare correttamente i dipendenti, per via scritta o orale. Tuttavia, la comunicazione verbale non è sufficiente in sede di contenzioso: "scripta manent" e in caso di controversie non è facile dimostrare l'avvenuta comunicazione "a parole".

La protezione dei dati deve essere garantita attraverso software con una buona tecnologia, capace di garantire la totale sicurezza dei dati raccolti. Sistemi come Keet sono stati ideati per combinare altissime prestazioni con la massima sicurezza, monitorando dati importanti quali lo stato dei veicoli, i consumi reali e le velocità di percorso. La geolocalizzazione permette di individuare il tragitto migliore per i tuoi veicoli, così da minimizzare consumi ed emissioni nel quotidiano, oltre a fornire indicazioni relative a riparazioni e manutenzioni preventive della tua flotta.

Evoluzione della normativa e obblighi dal 2025

Nel 2025, la gestione delle flotte aziendali in Italia sta vivendo una trasformazione significativa. La geolocalizzazione dei veicoli non è più solo una scelta tecnologica, ma sta diventando un obbligo normativo per molte imprese:

1. A partire dal 2025, il Decreto Legislativo n. 229/2023 ha introdotto l’obbligo di dotare di sistemi GPS i veicoli aziendali con massa superiore a 3,5 tonnellate e gli autobus.
2. Le aziende iscritte alla Categoria 5 dell’Albo Nazionale Gestori Ambientali, ovvero quelle autorizzate al trasporto di rifiuti pericolosi, devono dotare i propri veicoli di sistemi di geolocalizzazione conformi agli standard normativi previsti dalla Delibera n. 3 del 19 dicembre 2024.
3. Secondo l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, l’installazione di dispositivi GPS sui veicoli aziendali deve essere giustificata da esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale e deve rispettare il principio di proporzionalità.

Vantaggi operativi e tutele dei lavoratori

L’auto aziendale è uno dei benefit più apprezzato dai lavoratori. Disporre di un mezzo di trasporto con incluse revisioni annuali, spese di carburante e assicurazione, consente infatti di risparmiare notevolmente sul proprio bilancio annuale. Ad oggi, sempre più realtà decidono di installare localizzatori GPS su auto aziendali. L’obiettivo è quello di monitorare in tempo reale la posizione delle auto, spostamenti ed eventuali manomissioni.

Questa pratica è diventata sempre più necessaria soprattutto alla luce dell’incremento costante dei furti d’auto. Basti pensare che, solo in Lombardia, i furti d'auto sono aumentati del 15% nell'ultimo anno, raggiungendo quota di circa 10.000 mezzi rubati. Soprattutto in grandi città come Milano e Roma, i localizzatori GPS sulle auto aziendali possono consentire il ritrovamento e il recupero dei mezzi in brevissimo tempo. Tuttavia, se da un lato le aziende motivano questa scelta come forma di protezione di beni di un certo valore, è vero anche che tali localizzatori possono monitorare spostamenti e movimenti dei dipendenti, aprendo un acceso dibattito sulla tutela della privacy dei lavoratori.

Il ruolo della giurisprudenza: la sentenza di Cassazione 3462/2026

La Cassazione, con l’ordinanza n. 3462/2026, ha chiarito definitivamente che non è sufficiente che il software non associ automaticamente la posizione del veicolo al nome del conducente per escludere la rilevanza privacy del trattamento. La vicenda trae origine da un’ordinanza-ingiunzione emessa dal Garante della Privacy nei confronti di una società esercente attività di trasporto merci, sanzionata per non aver ottemperato agli obblighi di notifica previsti dalla normativa previgente, in relazione all’utilizzo di un sistema di geolocalizzazione.

Il Tribunale di Sondrio aveva in precedenza ipotizzato una tesi restrittiva, sostenendo che l'obbligo di notificazione scattasse solo in presenza di un'identificazione automatica e certa del lavoratore. La Cassazione ha nettamente smentito questa impostazione, definendola frutto di un’aggiunta normativa che la legge non richiede. Il criterio dirimente è la mera possibilità di risalire all’identità del lavoratore, anche per via indiretta. Se il datore di lavoro ha la concreta possibilità di associare la posizione del veicolo al dipendente assegnatario - eventualità che nella realtà lavorativa si verifica costantemente - il trattamento di dati personali deve essere gestito nel pieno rispetto delle norme di legge.

La pronuncia conserva una piena attualità sotto il profilo dei principi interpretativi. Sotto la vigenza del GDPR, sebbene l'obbligo formale di notificazione sia stato abolito, le imprese devono comunque garantire che la base giuridica del trattamento sia individuata correttamente, tipicamente attraverso il legittimo interesse datoriale bilanciato con le garanzie dello Statuto dei Lavoratori, e che l'informativa fornita agli interessati sia chiara, completa e conforme ai principi di minimizzazione e limitazione della conservazione dei dati.

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