L'utilizzo del proprio veicolo per esigenze lavorative sul territorio italiano comporta una serie di considerazioni relative al rimborso delle spese sostenute, in particolare quelle relative al carburante. Comprendere le dinamiche del rimborso chilometrico è fondamentale sia per i lavoratori che per le aziende, al fine di garantire una corretta gestione delle trasferte e un adeguato indennizzo. Questo articolo si propone di esplorare in dettaglio le normative, i metodi di calcolo e gli aspetti fiscali legati a questa importante voce di spesa.
Cos'è il Rimborso Chilometrico e a Chi Spetta
Il rimborso chilometrico rappresenta una forma di compensazione economica erogata ai lavoratori che impiegano il proprio mezzo di trasporto per svolgere attività professionali. Tale indennizzo mira a coprire, almeno in parte, i costi sostenuti dal dipendente per l'utilizzo dell'autovettura per scopi lavorativi, quali carburante, usura del veicolo e manutenzione.
L'istituto del rimborso al chilometro consente ai dipendenti di ottenere un rimborso per le spese di carburante, manutenzione e usura del veicolo che sostengono in prima persona. Questo beneficio spetta ai dipendenti che, per motivi lavorativi, sono costretti a uno spostamento da un luogo a una sede diversa dalla solita, oppure per un viaggio di lavoro a più lungo raggio. L'indennità può essere richiesta non solo dai lavoratori dipendenti dell'azienda, ma anche da soci, collaboratori e consulenti esterni della stessa. È importante sottolineare che la trasferta deve essere preventivamente concordata con il lavoratore.
Nel caso in cui venga utilizzata un'auto di proprietà dell'azienda, i costi verranno gestiti dalla compagnia in primis. Tuttavia, se il lavoratore utilizza la propria auto, a quel punto ha diritto a richiedere il rimborso del viaggio e della benzina.
Come Funziona il Calcolo del Rimborso Chilometrico
Il procedimento per calcolare il rimborso chilometrico è concepito per essere il più oggettivo e trasparente possibile. Per fare un esempio, una trasferta di 500 km sostenuta con una Fiat (ibrido - benzina) 500 1.0 70CV HYBRID, secondo la tabella ACI aggiornata a febbraio 2024, dà diritto a un rimborso chilometrico pari a 0.2399 €/km.
Il calcolo si basa sull'utilizzo di apposite tabelle pubblicate annualmente dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Queste tabelle, aggiornate ogni anno, riportano i costi medi per chilometro sostenuti dagli automobilisti italiani, tenendo conto di diverse variabili fondamentali:
- Modello di veicolo: La marca e il modello specifici dell'auto.
- Cilindrata e potenza: La cilindrata e la potenza in cavalli del motore.
- Alimentazione: Il tipo di carburante utilizzato (benzina, diesel, GPL, metano, elettrico, ibrido).
- Anno di immatricolazione: L'età del veicolo può influenzare i costi di usura e manutenzione.
- Proprietà del mezzo di trasporto: Se il mezzo è di proprietà del dipendente o dell'azienda.
Utilizzando questi parametri di riferimento, aziende e lavoratori possono determinare l'entità del rimborso spese in modo oggettivo e trasparente. Le tabelle ACI fanno fede anche in caso di controlli da parte del Fisco.
Inoltre, per conoscere il costo del carburante per la data specifica della trasferta, si può consultare il sito del Ministero dell'Ambiente e della Sicurezza Energetica nella sezione "Statistiche energetiche e minerarie" (a metà della pagina, sulla destra, è presente un riquadro "Stai cercando un prezzo medio giornaliero?"). In alternativa, si può fare riferimento alla tabella dei costi carburante dell'ACI Italia.
Per il calcolo delle spese di benzina per l'utilizzo dell'auto propria sul territorio italiano, come specificato, si terrà conto della data della trasferta e dei km percorsi e, in sede di rendicontazione, verrà riconosciuto 1/5 del costo a km.
Le Tabelle ACI: Uno Strumento Fondamentale
Le tabelle ACI vengono pubblicate e rettificate, come accaduto nell'anno corrente, sulla Gazzetta Ufficiale dell'Agenzia delle Entrate. Sono aggiornate ogni anno e sono accompagnate da un software che consente di velocizzare il calcolo. Per poterlo utilizzare è necessario inserire correttamente tutti i dati relativi alle spese di viaggio, i quali vengono forniti dal dipendente: è sufficiente registrarsi al sito dell'ACI (dove si trovano tutte le informazioni necessarie). L'utilizzo delle tabelle e del software ACI è la soluzione ideale per capire in maniera semplice e rapida l'importo da dover restituire al lavoratore dipendente sotto forma di rimborso chilometrico.
Le tabelle ACI vengono aggiornate due volte l'anno, e la prima dell'anno viene pubblicata alla fine dell'anno precedente. In questo modo le tabelle ACI rimangono sempre aggiornate rispetto ai prezzi e ai consumi, consentendo di calcolare in modo preciso le spese sostenute e da rimborsare.
La novità del 2021 è che nelle tabelle aggiornate vengono divise le auto elettriche da quelle ibride, portando le tabelle da 9 a 11.
Se il veicolo non è presente nelle tabelle, è possibile fare riferimento a un modello simile, come previsto dalla circolare ministeriale n. 4.
Rimborso Kilometrico all'amministratore - Scarica il Kit
Spese Coperte dal Rimborso Chilometrico
Le spese coperte dal rimborso chilometrico non sono tutte uguali. Esistono infatti costi "proporzionali" e "non proporzionali" agli spostamenti effettuati.
Rientrano tra le spese proporzionali:
- Carburante
- Lubrificante
- Pneumatici
- Manutenzione e riparazioni
- Ammortamento del veicolo
Maggiori sono i km di percorrenza, più alti saranno questi costi. Queste sono le spese sostenute per il carburante, l'usura delle gomme e del veicolo stesso. Sono definite proporzionali perché aumentano in base alla distanza percorsa durante il viaggio.
Le spese non proporzionali sono invece costi che non variano in base ai km effettuati:
- Assicurazione Rc Auto
- Tassa di proprietà (bollo)
- Revisione
Questa categoria di costi non rientra nel computo del rimborso chilometrico standard, che copre solo le spese effettivamente collegate ai km percorsi per lavoro. Tuttavia, a seconda degli accordi stabiliti in via preventiva tra azienda e lavoratore, il rimborso chilometrico può riguardare anche quelle spese non proporzionali, come bollo, assicurazione e costi del parcheggio.
Aspetti Fiscali del Rimborso Chilometrico
Il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici cambia a seconda che il beneficiario sia un lavoratore dipendente o un libero professionista.
Per i Lavoratori Dipendenti
Per i lavoratori dipendenti, il rimborso chilometrico erogato dal datore di lavoro è soggetto a tassazione. Rientra infatti nel reddito imponibile del dipendente.
È importante notare quanto stabilito nella risoluzione 30.10.2015 n. 92/E dell’Agenzia delle Entrate. Tale decisione segue la logica che l’indennizzo non costituisce una remunerazione, ma si tratta semplicemente di un rimborso.
La tassazione per il lavoratore segue principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 207 del 16/11/2000.
Esistono due possibili casi (più un caso speciale) che determinano il regime fiscale del rimborso chilometrico, a seconda della località della trasferta:
- Trasferta all’interno dei confini del comune in cui si trova l’azienda: In questo caso, i rimborsi concorrono a formare reddito e sono quindi tassati.
- Trasferta in un comune diverso da quello in cui si trova la sede lavorativa: Al contrario, i rimborsi non sono soggetti a tassazione, a condizione che siano calcolati in base alle tabelle ACI più aggiornate.
- Trasferte che non partono dalla sede lavorativa, ma dalla residenza del lavoratore: In questo caso, se la distanza tra l’abitazione del lavoratore e il luogo della trasferta è maggiore rispetto a quella tra la sede lavorativa e il luogo da raggiungere, "la differenza nel rimborso è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR".In ogni caso, non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’autorizzazione preventiva alla trasferta. Il rimborso non è imponibile, cioè non contribuisce a formare il reddito su cui vengono calcolate le imposte per il dipendente, se la distanza che egli percorre dalla propria residenza verso il luogo della trasferta è minore rispetto a quella calcolata dalla sede dove si svolge di norma il lavoro.
Per i Lavoratori Autonomi o Liberi Professionisti
Discorso diverso per i lavoratori autonomi o liberi professionisti. Non sono previste tassazioni o ritenute sull’importo rimborsato.
Aspetti Fiscali per le Aziende
Per quanto riguarda le aziende, gli aspetti fiscali sono regolati dalla legge 22/03/1995 n. 85. La legge stabilisce che sono interamente deducibili i costi sostenuti per i rimborsi chilometrici relativi a veicoli con potenza massima pari a 17 cavalli (benzina) o 20 cavalli (diesel).
Il rimborso chilometrico può essere tassato o meno in busta paga, a seconda che si tratti di una trasferta comunale o extracomunale ed è deducibile per l’azienda entro determinati limiti.
Documentazione Necessaria per il Rimborso
Per poter fare richiesta del rimborso chilometrico è necessario essere un lavoratore dipendente che si trova a utilizzare la propria automobile per effettuare trasferte lavorative. Il lavoratore deve presentare la relativa documentazione di tutte le altre spese sostenute e rimborsate dall’azienda.
Per richiedere correttamente il rimborso benzina, il lavoratore o collaboratore che sia, durante il viaggio deve tenere traccia di tutte le spese effettuate e raccogliere la relativa documentazione composta da fatture e scontrini. Questo tipo di raccolta dei documenti è molto simile alla tipologia di rimborso definita "a piè di lista".
Una volta effettuati i controlli sugli scontrini forniti dal lavoratore, l’azienda emetterà un rimborso, riconosciuto all’interno della busta paga, a favore del dipendente che ha anticipato i costi del viaggio.
È fondamentale che il lavoratore conservi i documenti sulla base dei quali ha compilato il modulo di rimborso, come gli scontrini e le fatture relative alle spese di viaggio.
Per richiedere al datore di lavoro il rimborso, che può anche essere inserito in busta paga, il lavoratore deve compilare il cosiddetto "modulo rimborso chilometrico".
Rimborso Carburante vs. Rimborso Chilometrico
È importante non confondere il rimborso carburante con il rimborso chilometrico, sebbene possano sembrare simili.
Il rimborso carburante non è altro che il rimborso analitico (o a piè di lista) delle spese anticipate dal dipendente per pagare il carburante durante una trasferta lavorativa effettuata con macchina aziendale. Affinché il datore di lavoro provveda al rimborso spese carburante, è necessario che il dipendente mostri la necessaria documentazione, ovverosia le note spese e i relativi giustificativi di spese (fatture e scontrini) aziendali. Si tratta della documentazione necessaria per qualsiasi altra tipologia di rimborso analitico.
Al contrario, il rimborso chilometrico è l'indennità restituita al dipendente quando quest'ultimo effettua una trasferta lavorativa con un proprio veicolo. Si tratta di un tipo di rimborso volto a restituire non solo le spese di carburante, ma anche un importo in relazione all'uso di un proprio veicolo e non di un veicolo aziendale.
Gestione Semplificata dei Rimborsi
La gestione dei rimborsi può apparire noiosa e complicata, ma esistono servizi che consentono di ottimizzare la contabilità aziendale. Software HR e piattaforme di gestione spese possono automatizzare il computo dei rimborsi chilometrici sulla base delle percorrenze inserite e delle tabelle ACI.
Una volta inseriti i dati, un’apposita schermata riassume tutti i costi divisi in: quota capitale, carburante, pneumatici, manutenzione e riparazione e totale.
Factorial, ad esempio, oltre a consentire una gestione migliore dei rimborsi, è uno strumento pensato per digitalizzare tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane.
Qonto ti consente di automatizzare molte delle operazioni contabili quotidiane. Tu carichi una foto del giustificativo e l'app rileva automaticamente l'importo e l'aliquota IVA e allega il tutto alla transazione corrispondente. Qonto è la soluzione all-in-one per la gestione finanziaria che dà la carica a PMI e professionisti.
Soldo è una piattaforma di gestione spese che combina carte di pagamento per dipendenti con un sistema centralizzato e un'app intuitiva da utilizzare comodamente sul proprio smartphone. Offre carte prepagate aziendali, regole di spesa personalizzate, un'app di gestione delle spese e una web console centralizzata.
La Trasferta di Lavoro: Definizione e Implicazioni
Ti ricordiamo che, come stabilito nella circolare del 16/11/2000 n. 207 del Ministero delle Finanze, per trasferta di lavoro si intende uno spostamento temporaneo per esigenze di lavoro, che non va confuso con il trasferimento.
Le tempistiche per il rimborso possono variare a seconda delle politiche interne dell’azienda. Inoltre, quanto detto vale solo nel caso in cui l’azienda preveda una modalità di rimborso analitica, puntuale cioè, di tutte le spese sostenute. Se invece adotta un rimborso spese forfettario, le regole cambiano.
Considerazioni Finali
In conclusione, sono numerosi gli aspetti da considerare per garantire al lavoratore un adeguato indennizzo per le trasferte sostenute. Il rimborso chilometrico è un’indennità riconosciuta ai lavoratori che utilizzano mezzi propri per le trasferte di lavoro. Il computo dipende dai km effettivi percorsi per motivi di lavoro. L’importo liquidato copre le spese proporzionali ai km, mentre altri costi fissi restano a carico del dipendente. La corretta applicazione delle tabelle ACI, la comprensione degli aspetti fiscali e una gestione documentale accurata sono essenziali per semplificare l’intero processo e garantire equità.