L'avvento del digitale ha trasformato in modo profondo il mondo dell'archivistica, introducendo nuove sfide e opportunità. In questo scenario in continua evoluzione, l'archivista è diventato una figura chiave all'interno di un team multidisciplinare, composto da informatici, giuristi, esperti di processo e project manager. Con l'introduzione di sistemi digitali, è cambiato radicalmente il modo in cui le organizzazioni pensano, accedono e utilizzano gli archivi. In questo contesto, l'archivista si fa carico della progettazione dell'archivio digitale, assicurandosi che ogni documento sia gestito in modo conforme, dalla creazione alla classificazione, fino alla fase di conservazione. Il lavoro dell'archivista digitale richiede oggi una visione sistemica e multidisciplinare.
Il Ruolo Centrale dell'Archivista nel Tempo dei Sistemi Documentali Digitali e Ibridi
L'opinione pubblica, e a volte anche molti archivisti, tende ancora a intendere l'archivista principalmente come un professionista al quale è affidato il compito di custodire e valorizzare la documentazione di un Soggetto produttore, perlopiù su supporti cartacei. Tuttavia, come sottolineato dal noto editorialista Gian Antonio Stella, la memoria e gli archivi sono essenziali per la produzione di un giornale, per la conduzione di un'azienda, e più in generale, per la vita di un'organizzazione. L'idea che "tanto c'è tutto su internet" è una follia, figlia di una mentalità che non comprende il valore intrinseco della memoria storica.
In un'Organizzazione, sia essa pubblica o privata, alla figura di uno o più archivisti in organico, adeguatamente formati, competenti e capaci, deve sempre accompagnarsi una cultura archivistica diffusa fra i dipendenti. Questa "cultura archivistica diffusa" non è una generica cultura della o sulla gestione documentale, ma una sensibilità specifica verso le tematiche inerenti alla gestione documentale intese in senso culturale, tecnico e giuridico. Questo è particolarmente rilevante in tempi in cui il Piano Triennale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione può derogare dai principi dell'archivistica e dal fronte normativo più consolidato, o quando le versioni del D.Lgs. suscitano dibattiti come quello sul "Nuovo CAD".
L'archivista digitale è oggi più che mai una figura centrale per le organizzazioni che vogliono affrontare la transizione digitale con consapevolezza. Questa professione sta diventando sempre più cruciale nella nostra società, dove la produzione di dati e informazioni digitali cresce in modo esponenziale. Questi professionisti sono i custodi della memoria digitale delle organizzazioni, garantendo che le informazioni importanti siano conservate, organizzate e facilmente accessibili.
Competenze e Responsabilità dell'Archivista Digitale
In particolare, l'archivista digitale è responsabile della gestione e della conservazione di archivi digitali. Questo include una vasta gamma di compiti e responsabilità:
- Digitalizzazione di documenti cartacei in formato digitale: Trasformazione di documenti fisici in formati elettronici, rendendoli accessibili e ricercabili digitalmente.
- Organizzazione e classificazione: Creazione di sistemi di archiviazione digitale strutturati e logici per facilitare la ricerca e il recupero delle informazioni. Questo implica la definizione di schemi di classificazione, l'uso di tassonomie e la gestione delle gerarchie documentali.
- Conservazione a lungo termine: Garantire che i documenti digitali siano conservati in modo sicuro, integro e accessibile per il futuro, anche in presenza di obsolescenza tecnologica. Questo include la scelta di formati adeguati, strategie di migrazione e sistemi di backup robusti.
- Gestione dei metadati: Creazione e gestione di informazioni descrittive sui documenti digitali per migliorare la ricerca, la comprensione e l'interoperabilità. I metadati forniscono il contesto e l'identità del documento.
- Supporto agli utenti: Aiutare gli utenti a trovare e utilizzare le informazioni contenute negli archivi digitali, fornendo assistenza nella ricerca e nell'interpretazione dei dati.
- Analisi sulla produttività dell'ente: L'archivista digitale svolge analisi sul flusso documentale e sulla produttività dell'ente, intervenendo sin dal momento della produzione del documento informatico per assicurarne valenza ed efficacia nel tempo.
- Progettazione dell'archivio digitale: La capacità di progettare l'archivio digitale è fondamentale, assicurando che ogni documento sia gestito in modo conforme, dalla creazione alla classificazione, fino alla fase di conservazione.
il digital curator - Archivi Digitali TV
L'approccio alla gestione documentale digitale nasce dall'incontro tra archivistica e innovazione. Questo include la mappatura dei documenti, la progettazione dell'archivio digitale, la formazione del personale e la gestione quotidiana degli archivi.
La Formazione dell'Archivista Digitale: Il Ruolo del Corso IC DAC Pisa
Per quanto riguarda l'ambito formativo, la professione di archivista digitale richiede una solida base teorica, generalmente acquisibile attraverso una laurea in archivistica, biblioteconomia, storia o discipline umanistiche. A questa base si affiancano corsi specifici in archivistica digitale, che offrono competenze pratiche nella gestione degli archivi digitali.
Il corso proposto dall'IC DAC Pisa si propone di formare una nuova figura professionale in possesso di:
- Nozioni fondamentali per la catalogazione dei documenti: Comprensione dei principi e delle metodologie per descrivere e organizzare la documentazione.
- Conoscenze specifiche per la catalogazione dei documenti moderni: Abilità nell'utilizzo dei più moderni e accreditati software di catalogazione, essenziali per operare con efficacia negli archivi digitali.
- Abilità nelle pratiche di reference e management dei servizi bibliotecari: Competenze per supportare gli utenti nella ricerca e nell'accesso alle informazioni, oltre che nella gestione operativa dei servizi.
La certificazione IC DAC viene rilasciata in collaborazione con il MEC CENTER AUTORIZZATO C.I.D.E. S.R.L., a riprova della qualità e del riconoscimento delle competenze acquisite. Questo corso mira a colmare il divario tra le competenze tradizionali dell'archivista e le nuove esigenze poste dalla rivoluzione digitale.
Attitudini e Strumenti per l'Archivista Digitale
Le attitudini richieste per un archivista digitale includono una buona conoscenza delle tecnologie digitali, con particolare familiarità rispetto ai software di gestione documentale e ai sistemi di archiviazione cloud. È naturalmente richiesta una particolare attenzione ai dettagli e la precisione nella gestione dei metadati e nella conservazione dei documenti.
L'archivista digitale deve essere in grado di eseguire diversi tipi di ricerca all'interno degli archivi. Con la ricerca per parola chiave, il sistema recupera le informazioni richieste su tutti i campi del tracciato descrittivo. Con la ricerca avanzata, invece, si possono cercare le informazioni in modo più mirato nell’ambito dei complessi archivistici, delle unità archivistiche e documentarie, secondo moduli elaborati appositamente. Per quanto riguarda le unità documentarie, sono previsti specifici tracciati descrittivi, quali quelli dedicati alle pergamene e alla cartografia, a dimostrazione della versatilità e della specificità degli strumenti a disposizione.
Ambiti Occupazionali e Opportunità Professionali
Una volta formata, questa risorsa può trovare impiego presso una vasta gamma di enti e organizzazioni.
- Enti pubblici: Soprintendenze archivistiche, ministeri, università, ambienti museali e bibliografici, e archivi di Stato regionali, dove vengono custoditi gli atti degli organi dello Stato sia precedenti che successivi all'Unità d'Italia.
- Strutture private: Organizzazioni, imprese, associazioni, consorzi, cooperative, case editrici, enti cinematografici e fondazioni culturali preposte alla conservazione e tutela di documenti di interesse storico o artistico.
- Ambiente ecclesiastico: Biblioteche e archivi di monasteri, conventi, chiese, collegiate, pie fondazioni e altri enti ecclesiastici in cui vengono custoditi dati, documenti e beni che testimoniano la storia della comunità ecclesiale.
Periodicamente, è possibile che vengano banditi concorsi e call in questo settore lavorativo. Un esempio è l'avviso di Digital Mab, per la selezione di 10 progetti formativi di ricerca-azione per la convergenza digitale di musei, archivi e biblioteche, che evidenzia la crescente domanda di professionisti qualificati in questo campo.
L'archivista digitale è una figura che conosce a fondo i documenti ma è anche esperto della loro conservazione. Sono gli attori principali di un processo che interviene sin dal momento della produzione del documento informatico, ne assicura valenza ed efficacia nel tempo, e svolge analisi sulla produttività dell'ente. In definitiva, sono i responsabili dell'archiviazione e della gestione dei documenti digitali, garantendo la memoria storica e l'efficienza operativa delle organizzazioni nell'era digitale.
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