La gestione dei veicoli aziendali rappresenta una componente cruciale per l'efficienza e la redditività di ogni impresa, dai liberi professionisti alle grandi flotte. In questo contesto, la carta carburante emerge come uno strumento indispensabile, offrendo vantaggi significativi in termini di controllo, efficienza e conformità normativa. Dal 2019, infatti, l'obbligo di fatturazione elettronica imposto dal governo italiano ha reso imperativo l'utilizzo di mezzi tracciabili per documentare le spese di rifornimento, elevando la carta carburante a soluzione essenziale per i fleet manager e i mobility manager che mirano a ottimizzare la gestione della mobilità aziendale.
Che cos'è una Carta Carburante e Perché è Fondamentale per le Aziende
La carta carburante è, di fatto, uno strumento di pagamento che consente di registrare e documentare elettronicamente le spese di rifornimento di un veicolo aziendale. Si tratta di una vera e propria tessera, molto simile a una carta di credito, con la quale è possibile completare operazioni di pagamento per effettuare rifornimento di benzina, gasolio, GPL, metano e, aspetto importantissimo in questa delicata fase di transizione green, anche la ricarica presso le colonnine elettriche. Riepilogando, la carta carburante agevola e automatizza le operazioni di pagamento presso distributori e stazioni di servizio, rendendo le transazioni sicure e tracciabili ai fini contabili e favorendo la digitalizzazione della mobilità aziendale, offrendo vantaggi e benefici a professionisti e titolari di partita IVA.
Funzionamento della Carta Carburante per Aziende e PMI
Il funzionamento delle carte carburante è estremamente semplice e non differisce troppo da quello di una normale carta di credito aziendale. Sarà sufficiente avvicinare o inserire la tessera nel POS del benzinaio ed effettuare il pagamento. La transazione viene registrata elettronicamente e associata al veicolo, riducendo l’onere amministrativo e semplificando la deducibilità delle spese. In Italia, la fattura elettronica ha sostituito lo scontrino cartaceo come prova d'acquisto, garantendo la validità fiscale della spesa. Alle volte, alcuni fornitori di carte carburante aggiungono altri servizi alla loro offerta, come il pagamento di caselli autostradali, la manutenzione ordinaria e il lavaggio del veicolo, trasformandole in strumenti multifunzione.
Tipologie di Carte Carburante: Monomarca, Multimarca e Universale
Ad oggi, esistono diverse tipologie di carta carburante sul mercato, ognuna con caratteristiche specifiche da valutare attentamente per scegliere il prodotto più adatto alle proprie necessità. La scelta dipende dalle funzionalità desiderate, dalla frequenza degli spostamenti e dalla grandezza della flotta.
Carte Carburante Monomarca
Le carte carburante monomarca, come suggerisce il nome, sono schede prepagate rilasciate dalle maggiori compagnie petrolifere e utilizzabili esclusivamente nei distributori della loro rete. Con una serie di vantaggi e sconti legati alla fidelizzazione ad un brand, questa soluzione è ideale per chi si rifornisce sempre allo stesso distributore. Tuttavia, il principale svantaggio è di essere spendibile soltanto in determinate stazioni di servizio, costringendo chi guida a pianificare il viaggio in base alle soste di rifornimento. Sono da valutare se i dipendenti fanno rifornimento sempre nelle stesse stazioni di servizio, quindi se la mobilità aziendale prevede tragitti sempre uguali o brevi spostamenti.
Carte Carburante Multimarca
A differenza delle schede carburante monomarca, la tessera carburante multimarca permette di rifornirsi presso molteplici stazioni di servizio convenzionate, senza vincoli di brand. Chi eroga la carta è convenzionato con vari brand e compagnie petrolifere, consentendo alle aziende che hanno scelto questa soluzione di rifornirsi presso tutte le stazioni di servizio convenzionate. È possibile scegliere il distributore più conveniente o più vicino, anche servendosi delle app disponibili per gli utenti. Questa soluzione è estremamente vantaggiosa per chi viaggia spesso e non sa dove potrebbe aver bisogno di rifornirsi. Le carte carburante multimarca sono indicate per le aziende che cercano un buon risparmio sul prezzo del combustibile, per ridurre le spese di mantenimento della flotta, e sono utili per fare rifornimento presso la struttura più vicina, una soluzione ottimale quando le trasferte di lavoro comportano tragitti e itinerari sempre diversi.
Carte Carburante Universali
La carta carburante universale è una tessera prepagata che dà modo di rifornirsi a tutti i distributori presenti sul tragitto purché abilitati al pagamento elettronico su circuito Mastercard o Visa. Offre il servizio più completo per la gestione delle spese per le trasferte lavorative, in quanto permette di pagare qualsiasi spesa durante gli spostamenti dei dipendenti. Le carte universali aiutano a semplificare una serie di adempimenti contabili e fiscali, agevolando la fatturazione elettronica e la detrazione dell’IVA, inoltre consentono di pagare il carburante anche nelle trasferte all’estero, eliminando ogni barriera e ampliando la flessibilità d'uso.
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Modalità di Pagamento: Prepagate o con Addebito su Conto Corrente
Oltre alla distinzione per fornitore, le carte carburante aziendali si dividono in base alla modalità di pagamento.
Carte Carburante Prepagate Aziendali
Oggigiorno molte aziende preferiscono le carte carburante prepagate, strumenti semplici da utilizzare, sicuri e più economici. Una volta che il driver ha effettuato il rifornimento, si ha accesso immediato alla documentazione elettronica che riassume tutti i pagamenti effettuati. Con questa fattura unica, è possibile richiedere agevolazioni fiscali, dedurre le spese e detrarre l'IVA. Questo sistema elimina la necessità per i dipendenti di compilare note spese o di dover conservare scontrini.
Carte Carburante con Addebito su Conto Corrente
In alternativa, è possibile optare per carte carburante con addebito su conto corrente, ideali quando i dipendenti hanno bisogno di maggiore flessibilità a disposizione e limiti di spesa più elevati. Spesso abbinate a dilazioni di pagamento che possono arrivare fino a 30 o 45 giorni, queste carte offrono il vantaggio di una maggiore liquidità di cassa tra il momento del pagamento del carburante e l'effettivo addebito sul conto.
Vantaggi e Benefici delle Carte Carburante Aziendali per il Mobility Management
Le schede carburante comportano numerosi vantaggi e benefici per i fleet e mobility manager che decidono di adottare questa soluzione per la mobilità aziendale. Non solo il risparmio economico che deriva da vantaggi, scontistiche o dalla scelta della stazione di servizio più conveniente, ma anche il risparmio di tempo e risorse.
Conformità Normativa e Benefici Fiscali
Innanzitutto, le carte carburante consentono di adeguarsi alle leggi europee e italiane, utilizzando uno strumento idoneo per pagare i rifornimenti di combustibile. A partire dal 1° gennaio 2019, infatti, non è più possibile utilizzare contanti per rifornire i veicoli aziendali. Pagare il pieno delle auto aziendali con le carte carburante permette di recuperare fino al 40% dell’IVA. Inoltre, documentando le spese, si possono dedurre le spese per il combustibile per il 20% in caso di veicolo aziendale ad uso promiscuo, oppure fino al 100% per le vetture aziendali ad uso strumentale. Il costo del carburante è interamente deducibile per i veicoli a uso strumentale, mentre la percentuale scende al 20% per quelli a uso promiscuo. L'azienda, dal suo lato, usufruisce di agevolazioni fiscali per il costo sostenuto nel welfare e recupera il 100% fino a un massimo di 258,23 euro l’anno per dipendente con il buono benzina, che l'azienda fornisce come benefit al dipendente.
Semplificazione Burocratica e Ottimizzazione dei Processi
Le carte carburante aziendali rendono più semplice la burocrazia, agevolando la fatturazione elettronica, la rendicontazione delle spese, le richieste di detrazioni e deduzioni fiscali e i rimborsi da corrispondere ai dipendenti. Le carte carburante, infatti, automatizzano una serie di operazioni di rendicontazione, contabilizzazione e fatturazione dei costi per il combustibile, agevolando le imprese a concentrarsi su altre attività. La fatturazione elettronica italiana, ad esempio, garantisce di ricevere automaticamente le fatture elettroniche dei rifornimenti su un portale dedicato come Radius Velocity.
Controllo e Monitoraggio delle Spese Aziendali
Dotando i dipendenti di apposite carte carburante si possono controllare meglio le spese aziendali, per evitare frodi e aumenti indesiderati dei costi operativi. Tramite app, come l'app Edenred UTA, e aree riservate sui portali web, è possibile monitorare accuratamente i pagamenti con l'obiettivo di sviluppare nuove strategie di ottimizzazione. La possibilità di definire limiti di spesa specifici per ogni autista crea un perimetro di controllo personalizzato. In caso di utilizzo anomalo, il blocco immediato della carta diventa un'efficace barriera contro le frodi. Si possono impostare avvisi personalizzati sulla base delle priorità di business e monitorare le spese, dicendo addio alle note spese e controllando con un click gli acquisti dei conducenti.
Risparmio Economico e di Risorse
Una carta aziendale per il carburante garantisce un notevole risparmio, ad esempio accumulando sconti e usufruendo di promozioni dedicate, oppure spendendo meno per il combustibile grazie a prezzi più vantaggiosi. Le carte carburante aiutano a risparmiare tempo e risorse interne, automatizzando una serie di operazioni di rendicontazione, contabilizzazione e fatturazione dei costi per il combustibile, per concentrarsi su attività più proficue per la crescita dell'impresa. Inoltre, offrono prezzi e scontistiche vantaggiose su tutto il territorio nazionale e internazionale con una carta carburante unica, permettendo di scegliere tra prezzi alla pompa o prezzi fissi settimanali in base alle esigenze.
Gestione Semplice ed Efficiente con la Carta Carburante Aziendale Multimarca
La carta carburante aziendale multimarca è uno strumento indispensabile per tutte le imprese che desiderano ottimizzare la gestione del rifornimento dei veicoli aziendali. Con strumenti come e-route, è possibile trovare facilmente le stazioni di servizio convenzionate, individuando il punto di rifornimento più vicino in tutta Italia, direttamente dallo smartphone o PC. Questo permette di fare rifornimento ovunque ci si trovi, sia in modalità self service che servito, grazie a una rete ampia. Piattaforme come Radius Velocity consentono di gestire in semplicità la flotta, includendo carte carburante multimarca, fatture elettroniche, transazioni, avvisi, impostazione limiti e molto altro ancora. Grazie alla reportistica inclusa, è possibile monitorare il comportamento e la guida dei conducenti, ottenendo report dettagliati e personalizzati sui rifornimenti e altri indicatori rilevanti.
Vantaggi Aggiuntivi: Veicoli Elettrici, Carburanti Sostenibili e Servizi Extra
Le carte carburante multimarca offrono molto di più di un semplice pagamento del carburante.
Supporto alla Transizione Ecologica
In linea con gli obiettivi climatici del 2035 e 2050 che prevedono "zero emissioni nette entro il 2035", le soluzioni di carte carburante si stanno evolvendo per includere anche le esigenze della mobilità sostenibile. È possibile acquistare carte di ricarica ibride adatte ai veicoli e ridurre le emissioni di CO2. Ad esempio, le carte UTA e+ di Edenred Mobility sono dedicate alla ricarica elettrica dei veicoli elettrici, offrendo accesso a oltre 52.000 punti di ricarica convenzionati sul territorio italiano. Alcune soluzioni permettono anche di acquistare carburante HVO (olio vegetale idrotrattato), un biocarburante avanzato. Inoltre, programmi come Radius Future, in partnership con Forest Carbon, consentono di compensare il 100% delle emissioni di CO2 derivanti dal carburante acquistato.
Acquisto di Prodotti e Servizi Relativi al Veicolo
Le carte carburante multimarca possono essere utilizzate per acquistare AdBlue®, oli, lubrificanti e altri servizi relativi al veicolo come i lavaggi. Questo centralizza ulteriormente la gestione delle spese della flotta.
Pagamento dei Pedaggi Autostradali
È possibile abbinare alle carte sistemi per il pagamento dei pedaggi, saltando le code e automatizzando i pagamenti, ulteriore vantaggio per la semplificazione dei viaggi aziendali.
Richiesta e Requisiti per la Carta Carburante Aziendale
Richiedere una carta carburante per la flotta aziendale è semplicissimo: basterà soddisfare alcuni requisiti e avere un’attività aperta da almeno un anno. Le aziende e i liberi professionisti che vogliono richiedere una carta carburante per la loro flotta dovranno seguire una procedura piuttosto semplice: visitare il sito del fornitore che offre la carta carburante più adatta alle esigenze (come Carta UTA o Carta UTA e+ di Edenred Mobility o Radius), compilare la richiesta di contatto, attendere il contatto del consulente commerciale dedicato che condividerà un breve riepilogo del servizio e la lista dei documenti necessari per proseguire. Generalmente, i documenti necessari includono il modulo di adesione, il numero di partita IVA, la fotografia dei documenti di identità del rappresentante legale, la copia della visura camerale aggiornata e, talvolta, la fotocopia del libretto di circolazione del veicolo. Dopo aver inviato la domanda firmata e i documenti richiesti, si attenderà l'attivazione da parte del fornitore scelto.
Le Carte Carburante nel Contesto del Noleggio a Lungo Termine
Il noleggio a lungo termine è una formula perfetta per le flotte aziendali, in quanto aiuta le imprese a espandere il business e ottimizzare i costi. Aziende come Ayvens, leader globale nel campo della mobilità aziendale con oltre 50 anni di esperienza, offrono importanti vantaggi per gestire le flotte in modo più efficiente. Il carburante costituisce una delle maggiori voci di spesa per una flotta aziendale. I fleet manager devono quindi tener conto del gran numero di carte carburante di diversi fornitori e delle nuove tessere di ricarica per le auto elettriche. Nel noleggio a lungo termine, il pagamento avviene tramite fatturazione mensile, includendo il corrispettivo di gestione pattuito per le carte carburante e l’ammontare dei rifornimenti effettuati per ciascuna carta.
Il Ruolo del Software nella Gestione del Carburante
Per mantenere una visione d'insieme completa, in particolare nelle grandi flotte dove i fleet manager spesso optano per molti fornitori di carte carburante diversi, è necessario utilizzare un software di gestione. I fleet manager si avvalgono del supporto del software per: avere sempre a portata di clic una panoramica generale sui consumi di carburante e di elettricità, organizzare al meglio la distribuzione delle carte carburante e delle tessere di ricarica, e controllare in maniera capillare e serrata i costi legati al rifornimento di ciascun veicolo.
Piattaforme come Radius Velocity offrono accesso a un portale online per la gestione della flotta, dove è possibile visualizzare e scaricare le fatture online, impostare avvisi personalizzati per limiti di spesa, quantità di carburante e molto altro. In caso di smarrimento o furto della carta, è possibile bloccarla e richiederne subito una sostitutiva. Il software permette anche di verificare gli acquisti effettuati per data, luogo o conducente, creare report personalizzati e analizzare il consumo di carburante e il comportamento dei conducenti, ottenendo dati utili per implementare strategie di ottimizzazione e riduzione delle spese. Inoltre, integra altre soluzioni per la flotta, la mobilità e la connettività, come la telematica e le soluzioni EV per i veicoli. Il software, che dispone di interfacce per tutte le carte carburante, si rivela decisivo per un supporto nella prevenzione di potenziali frodi, se i fleet manager stabiliscono in anticipo un limite chiaro sulle carte e controllano e analizzano i costi in maniera serrata e puntuale.
Tessere di Ricarica per Auto Elettriche
Anche le auto elettriche, ormai sempre più presenti nelle flotte aziendali, possono essere ricaricate attraverso carte che prendono il nome di tessere di ricarica. In linea di principio, le tessere di ricarica funzionano in modo simile alle carte carburante, ma con alcune differenze significative: richiedono l’installazione di un’app associata alla carta sul dispositivo mobile del possessore, non funzionano come carte di credito (cosa che succede invece con le carte carburante) poiché le informazioni per il pagamento passano dal profilo registrato sull'app, e funzionano attraverso la RFID (Radio-Frequency Identification), ossia una tecnologia di riconoscimento automatico che, attraverso l’avvicinamento alla colonnina di ricarica del chip presente sulla tessera, attiva l’operazione di rifornimento.
Carte Carburante per Aziende di Ogni Dimensione
Indipendentemente dalla dimensione dell'azienda, le carte carburante offrono soluzioni personalizzate.
Ditte Individuali
Le ditte individuali possono rifornirsi in una rete estesa di stazioni di servizio a prezzi vantaggiosi in tutta Italia. È possibile personalizzare le opzioni di pagamento e ottimizzare i costi grazie a una rete di rifornimento affidabile.
Grandi Imprese
Le grandi imprese possono centralizzare la gestione della flotta e ottenere report approfonditi e dettagliati. Possono monitorare e analizzare tutte le spese con facilità, utilizzando filtri personalizzabili, e ottimizzando così l'efficienza operativa. La più grande rete di rifornimento, con oltre 15.000 stazioni di servizio convenzionate in Italia e 19.000 in tutta Europa, garantisce convenienza e ampia copertura.
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Esempi di Soluzioni di Carte Carburante Multimarca sul Mercato
Tra le migliori carte carburante multibrand per le flotte aziendali ci sono diverse soluzioni.
Edenred Mobility: Carta UTA e Carta UTA e+
Le due soluzioni Edenred Mobility, la Carta UTA e la Carta UTA e+, sono pensate per la ricarica elettrica dei veicoli elettrici. Con oltre 10.000 stazioni di servizio e più di 52.000 punti di ricarica convenzionati sul territorio italiano, le carte carburante Edenred Mobility semplificano la mobilità di PMI, grandi aziende e liberi professionisti, garantendo accesso al più ampio network di stazioni di servizio in Italia, oltre a una serie di altri preziosi vantaggi per la gestione e l’ottimizzazione della mobilità aziendale. Tra i marchi figurano rinomati come Tamoil, Q8, Esso, IP, Retitalia, Eni, Enel X, Be Charge e tanti altri.
Radius: EDC Fleetone, EDC Truckone e Radius DKV
Radius offre soluzioni specifiche per le diverse esigenze:
- EDC Fleetone: Carburante e ricarica elettrica sul territorio nazionale, con 3.000 stazioni di servizio per il rifornimento e oltre 70.000 colonnine di ricarica elettrica.
- EDC Truckone: Rifornimenti internazionali con tariffa a prezzo fisso stabilita settimanalmente, ideale per il trasporto pesante.
- Radius DKV: Fatturazione elettronica italiana e una rete di più di 9.000 stazioni di servizio convenzionate in Italia, riducendo i costi di rifornimento in Italia e in Europa e aumentando l'efficienza con oltre 64.000 stazioni di rifornimento in tutta Europa, di cui più di 10.500 in Italia, comprensive di 2.000 pompe bianche.
Telepass
Anche le carte carburante Telepass sono accettate da una rete più ampia di distributori, inclusi marchi diversi, sia in Italia che all’estero, offrendo flessibilità nella scelta del distributore.
Le carte carburante aziendali rappresentano uno strumento indispensabile per garantire conformità fiscale e ottimizzare la gestione operativa. Non si tratta di una scelta tra "giusto" e "sbagliato", ma tra diversi modelli operativi, ciascuno con i propri vantaggi. Il valore di una carta carburante si misura nella capacità di generare visibilità e controllo, trasformando la gestione della flotta da costo a vantaggio competitivo.
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