GPS su Auto Aziendali: Normativa, Vantaggi e Svantaggi

L'auto aziendale rappresenta uno dei benefit più apprezzati dai lavoratori, offrendo la possibilità di disporre di un mezzo di trasporto con spese di revisione annuali, carburante e assicurazione incluse, consentendo un notevole risparmio sul bilancio personale. In questo contesto, sempre più aziende scelgono di installare localizzatori GPS sui propri veicoli, con l'obiettivo di monitorare in tempo reale la posizione, gli spostamenti e le eventuali manomissioni delle auto. Questa pratica è diventata sempre più necessaria, soprattutto in considerazione dell'incremento costante dei furti d'auto. Basti pensare che, solo in Lombardia, i furti di auto sono aumentati del 15% nell'ultimo anno, raggiungendo una quota di circa 10.000 mezzi rubati.

Soprattutto in grandi città come Milano e Roma, dove i furti d'auto sono spesso finalizzati al riciclaggio internazionale, i localizzatori GPS sulle auto aziendali possono consentire il ritrovamento e il recupero dei mezzi in brevissimo tempo. Tuttavia, se da un lato le aziende motivano questa scelta come forma di protezione di beni di un certo valore, è vero anche che tali localizzatori GPS per flotte possono monitorare spostamenti e movimenti dei dipendenti, aprendo un acceso dibattito sulla tutela della privacy dei lavoratori.

I Vantaggi dell’Uso di Localizzatori GPS su Auto Aziendali

Dotare le automobili di appositi GPS per furgoni aziendali può risultare vantaggioso in termini di sicurezza, non solo per la flotta ma anche per gli stessi dipendenti. Il monitoraggio GPS offre un validissimo elemento di ottimizzazione del servizio che le autovetture svolgono. Ad esempio, da molti anni le ambulanze convenzionate con il servizio 118 sono dotate di questo dispositivo, che permette alla centrale operativa di gestire con efficienza ed efficacia la movimentazione di questi mezzi di emergenza. In altri casi, il dispositivo viene utilizzato dalle autovetture destinate ad interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria su reti di interesse pubblico, come reti idriche, elettriche, fognarie e simili. Il centro di coordinamento degli interventi ha così la possibilità di ottimizzare l’intervento di questi mezzi.

Vantaggi per le Aziende

L'implementazione di sistemi GPS nelle flotte aziendali offre diversi benefici tangibili per le imprese:

• Facilità di ritrovamento in caso di furti e registro di eventuali danni e/o manomissioni: Questo aspetto è cruciale, specialmente in un contesto di aumento dei furti. I sistemi GPS consentono di tracciare la posizione del veicolo in tempo reale, aumentando significativamente le probabilità di recupero.
• Dati sull’utilizzo dei veicoli e su costi e consumi del carburante: La raccolta di questi dati permette alle aziende di avere una visione chiara sull'efficienza della flotta, identificando eventuali sprechi e ottimizzando le politiche di rifornimento.
• Pianificazione degli itinerari, dei percorsi e degli orari degli appuntamenti per ridurre costi e consumi: Grazie alle informazioni sulla posizione e sul traffico, i fleet manager possono pianificare percorsi più efficienti, evitando ingorghi e riducendo il tempo di percorrenza e il consumo di carburante. Ciò si traduce in una maggiore efficienza operativa e in una riduzione dei costi.
• Miglioramento della sicurezza: I sistemi GPS consentono di monitorare lo stile di guida dei dipendenti. Analizzando i loro comportamenti al volante, è possibile effettuare correzioni per ottenere una guida più sicura, riducendo il rischio di incidenti e i relativi costi assicurativi.

Vantaggi per i Dipendenti

Anche i lavoratori possono trarre vantaggio dall'utilizzo dei geolocalizzatori sulle auto aziendali:

• In caso di incidente o traffico: È possibile segnalare in maniera immediata la problematica all’azienda, che potrà verificare e comunicare i percorsi alternativi migliori o inviare qualcuno in soccorso. Questo migliora la sicurezza e il supporto ai dipendenti in situazioni di emergenza.
• In caso di lavoro in aree remote o all’estero: I localizzatori GPS PAJ, ad esempio, consentono di rintracciare il veicolo in maniera immediata anche dove è difficile orientarsi. È opportuno ricordare che i GPS PAJ, grazie alla tecnologia 4G, funzionano in più di 100 paesi nel mondo, garantendo una copertura globale.

GPS su Veicoli Aziendali e Privacy dei Lavoratori: Compatibilità e Normativa

La questione della compatibilità tra l'installazione di GPS su auto aziendali e la privacy dei lavoratori è centrale. D'altro canto, appare evidente che bisogna anche contemplare il bilanciamento degli interessi nell'utilizzo di questi dispositivi, che potrebbero mettere a disposizione del titolare dati estremamente invasivi, che non fanno solo riferimento agli spostamenti, ma anche ai tempi di sosta, alla velocità di spostamento e via dicendo.

Per rispondere a questa domanda è fondamentale guardare all'Articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che regola l'utilizzo di "Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo" e sostiene che:

• "Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali."

Pertanto, se per fini organizzativi, per la tutela del patrimonio aziendale o per sicurezza, il datore di lavoro può sempre fare uso dei localizzatori GPS nelle auto aziendali. L'unica condizione da rispettare è la stipula preventiva di accordi con le rappresentanze sindacali o con l'ispettorato del lavoro. La Corte d'Appello di Roma, con la sentenza n. 641/21, ha confermato che i sistemi di controllo via GPS possono essere installati solo previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Questo è il motivo per cui l'installazione di questi dispositivi a bordo degli automezzi aziendali è sottoposta all'approvazione dell'ispettorato territoriale del lavoro, che analizza attentamente le richieste e, nell'ottica del bilanciamento degli interessi, dà un'autorizzazione, per solito accompagnata da numerosi vincoli e limitazioni.

Una volta stipulati questi accordi, i lavoratori devono essere informati sulla presenza e sul futuro utilizzo di tali dispositivi GPS, prima che questi inizino a raccogliere dati. Attraverso l’informativa sulla privacy, i datori devono informare i propri dipendenti circa l’uso di tali dispositivi, i limiti di utilizzo e i diritti dei lavoratori in merito. L'utilizzo di un GPS senza autorizzazione non è legale. È necessario informare il conducente e rispettare il GDPR.

A proposito della geolocalizzazione ai fini di sicurezza, si è pronunciato anche il Garante della Privacy che, in un provvedimento del 2018, ha determinato che sia legittima a patto che:

• deve essere chiaramente segnalato sul dispositivo, tramite icona, che la geolocalizzazione è attiva;
• la geolocalizzazione deve essere disattivata durante le pause dall’attività lavorativa, e i dipendenti devono essere informati su quando è possibile disattivare la geolocalizzazione;
• se, per un arco di tempo più o meno ampio, non vi è alcun tipo di attività da parte dell’operatore, la posizione geografica dei mezzi deve essere oscurata.

Limiti sull’Uso dei Localizzatori GPS su Auto a Uso Promiscuo

La maggior parte delle volte, le aziende concedono l’utilizzo dell’auto anche al di fuori dell’orario di lavoro e per attività personali non legate a quella lavorativa. Questo aspetto fa riflettere su come, proprio in questo caso, sia necessario limitare ulteriormente l’utilizzo di un geolocalizzatore, per evitare di violare la privacy del lavoratore al di fuori del normale orario di lavoro.

Pertanto, è fondamentale che l’azienda si doti di GPS per flotte aziendali che siano facilmente attivabili durante l’orario di lavoro e disattivabili quando le auto vengono utilizzate al di fuori dell’orario lavorativo e per scopi personali. Quando i dati relativi alla localizzazione coinvolgono sia il veicolo che la persona, si applicano le normative GDPR. Il GPS aziendale deve essere disinseribile in molti casi.

Trattamento dei Dati Personali: La Normativa Europea

Dal momento che i dati registrati dai localizzatori GPS coinvolgono non solo dei veicoli, ma anche delle persone, è importante trattarli seguendo le norme del GDPR, ovvero il Regolamento Generale sulla Protezione Dati dell’Unione Europea. Il GDPR, entrato in vigore nel maggio 2018, stabilisce che i dati di localizzazione rientrano tra i dati personali e devono essere trattati con criteri di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione. È in corso di revisione la Direttiva ePrivacy, che disciplina la privacy e le comunicazioni elettroniche. Questa direttiva stabilisce i requisiti minimi di consultazione e informazione dei lavoratori, comprese le tecnologie di sorveglianza come i sistemi GPS.

Nello specifico, bisogna fare riferimento al Regolamento UE (2016/679) che chiede alle aziende di gestire i dati dei dipendenti tenendo conto, tra le tante cose, di:

• Modalità del trattamento dei dati: Come i dati vengono raccolti, elaborati e archiviati.
• Finalità perseguite dall’azienda: Le ragioni specifiche e legittime per la raccolta e l'uso dei dati.
• I rischi preventivati nella raccolta e le misure necessarie: Identificazione dei potenziali rischi per la privacy dei dipendenti e le contromisure adottate per mitigarli.
• Designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che generalmente è il fornitore del software di tracciamento): Una figura o un'entità che supervisiona il rispetto delle normative sul trattamento dei dati.
• Designazione di individui autorizzati all’accesso di tali dati: Chi all'interno dell'azienda può accedere ai dati raccolti e con quali limitazioni.
• I tempi di conservazione dei dati trattati (data retention): Per quanto tempo i dati possono essere conservati prima di essere cancellati o anonimizzati.

Un altro aspetto da sottolineare riguarda il fatto che il datore di lavoro non può utilizzare i dati raccolti per giustificare licenziamenti o sanzioni a danno del dipendente. Una recente sentenza ha infatti sancito come il GPS non possa essere utilizzato come unica prova per dimostrare l’inadempimento ai propri compiti di un dipendente. In linea di massima e salvo casi specifici, i dati raccolti non possono essere usati contro i dipendenti per sanzioni disciplinari. Nella fattispecie afferente all'azienda, cui il Garante ha applicato una significativa sanzione, è apparso chiaro che nell'utilizzo normale l'azienda catturava e gestiva dati assai più invasivi, rispetto a quelli minimi, previsti dall'autorizzazione dell'istituto territoriale del lavoro.

Localizzatore GPS con SIM o senza SIM: Un'Analisi Dettagliata

I fleet manager utilizzano il GPS quotidianamente per tenere traccia dei mezzi delle loro flotte, come parte dell'integrazione della telematica nel parco auto. Grazie al GPS, i fleet manager hanno la possibilità di ottenere informazioni determinanti sui veicoli e sullo stile di guida dei driver che li aiutano a risolvere problemi riguardanti la conformità, l'efficienza e la sicurezza. È dunque uno strumento telematico importante.

Che cos’è il Tracciamento GPS e Come Funziona?

GPS sta per Global Positioning System. Il sistema coinvolge una rete di satelliti in orbita attorno alla Terra (la rete GNSS, Global Navigation Satellite System) e dispositivi che possono aiutare a determinare o tracciare la posizione di un oggetto. Inizialmente sviluppata negli anni Sessanta per applicazioni militari, la tecnologia GPS è diventata disponibile per l'uso pubblico nel 1983 e i progressi sono aumentati nel corso dei decenni. Al giorno d'oggi, il GPS ha una vasta gamma di impieghi, dalle esercitazioni militari, alle indicazioni che aiutano la sicurezza di mezzi e driver.

Il principio di funzionamento si basa sulla misurazione del tempo di percorrenza di segnali radio trasmessi dai satelliti al ricevitore, consentendo la determinazione precisa delle coordinate del ricevitore sulla Terra. La posizione può quindi essere monitorata mentre un veicolo si muove, visualizzata in relazione a punti di riferimento vicini come hotel, stazioni di servizio o ristoranti, e utilizzata per calcolare i percorsi verso le destinazioni.

Il tracciamento GPS richiede che un dispositivo sia installato in un veicolo. Il dispositivo fornisce quindi informazioni sulla sua posizione esatta e sui movimenti successivi, consentendo il tracciamento in tempo reale. Questo può essere utilizzato dai gestori di flotte per:

• localizzare il punto in cui si trova un mezzo o una risorsa sul percorso programmato;
• segnalare le condizioni del traffico;
• monitorare il tempo trascorso da ciascun veicolo in fase di guida e di riposo.

Il Segmento Spaziale e di Controllo del GPS

Il Global Positioning System è composto da 27 satelliti che orbitano intorno alla Terra. Di questi 27 satelliti, 24 sono operativi e 3 sono satelliti di riserva in caso di guasto di uno degli altri 24. Questi satelliti orbitano intorno alla Terra ogni 12 ore e inviano segnali che vengono ricevuti dai ricevitori GPS.

Il sistema di posizionamento è controllato da diverse stazioni di tracciamento situate in tutto il mondo. Queste stazioni captano i segnali portanti a microonde trasmesse dai satelliti e i ricevitori GPS convertono questi segnali in dati come velocità, tempo e posizione.

Installazione di un Dispositivo GPS su un Veicolo

Sebbene i sistemi di navigazione per auto siano di serie sulla maggior parte dei veicoli nuovi, possono anche essere installati aftermarket o acquistati come unità portatili.

• Dispositivi built-in: Sono hardware già installati nei veicoli, integrati nei sistemi di cruscotto del veicolo. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.
• Installazione aftermarket: È possibile utilizzare uno smartphone abilitato al GPS, che funziona allo stesso modo, come sostituto affidabile di un sistema GPS vero e proprio. Questi sistemi non hanno costi e sono utili in particolare per calcolare i percorsi, attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi. In alternativa, si ha l’opportunità di installare un vero e proprio dispositivo GPS sul veicolo.
• GPS Tracker installato sui veicoli: Questo metodo prevede l’installazione di un dispositivo GPS su ciascun veicolo.

Grazie al monitoraggio GPS, è possibile localizzare con precisione il veicolo in qualsiasi momento e registrare diversi dati rilevanti. La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione, lo stile di guida, il consumo carburante, i tempi di sosta/guida, i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti, e così via.

Due Tipi di Sistema GPS: Con e Senza SIM

È sempre necessario che il dispositivo GPS sia legato a una SIM? Non lo è. Esistono infatti sistemi GPS che funzionano senza. Vediamone le differenze e le loro implicazioni sulla privacy.

GPS con SIM e Abbonamento (Tracciamento GPS Attivo o a Due Vie)

I dispositivi GPS, commerciali e non, sono spesso utilizzati per registrare la posizione dei veicoli durante i loro viaggi e sono in genere abbinati a una tessera SIM (con abbonamento). In questi casi inviano regolarmente i dati, in tempo reale, a un database centralizzato attraverso un modem. Nelle aziende, quest’ultimo dialoga in genere con il software di gestione della flotta, che raccoglie e organizza tutti i dati, rendendoli disponibili per le osservazioni e le analisi dei fleet manager. Questo tipo di dispositivo implica un discorso importante sulla privacy dei driver.

Vantaggi e Svantaggi di un Localizzatore GPS con SIM non integrata, ma da scegliere:

• Vantaggi: In questi localizzatori GPS la scheda SIM non è fornita dal produttore. Il vantaggio è la possibilità di selezionare la scheda SIM e l'operatore che si preferiscono, oltre ad avere il controllo dei relativi costi.
• Svantaggi: Questa scheda SIM avrà accesso a una sola rete (a differenza delle schede SIM integrate che di solito coprono diversi paesi e diversi operatori nello stesso paese). Sarà allora necessario prestare attenzione alle aree con scarsa connessione.

GPS senza SIM e senza Abbonamento (Tracciamento GPS Passivo)

Alcuni sistemi memorizzano le informazioni all'interno del sistema GPS stesso, e questo è chiamato tracciamento passivo. Il tracciamento GPS passivo monitora la posizione e memorizza i dati sui viaggi in base a eventi specifici. Questo tipo di sistema può registrare i dati su dove sono stati i dispositivi nelle ultime 12 ore. Memorizza i dati internamente o su una scheda di memoria, che viene poi scaricata su un computer per essere analizzata in seguito. In alcuni sistemi, le informazioni vengono scaricate automaticamente a un'ora prestabilita o possono essere richieste periodicamente durante il viaggio. Non ha bisogno di SIM perché non trasmette i dati in tempo reale.

Il controllo delle flotte aziendali tramite monitoraggio GPS è diventato un argomento caldo per molte aziende che possiedono un parco auto. Se da un lato offre grandi vantaggi per il fleet management, dall'altro può causare disagio tra i dipendenti e preoccupazione tra i datori di lavoro. Le domande più frequenti riguardano infatti non soltanto le tecnologie utilizzate ma gli aspetti legali e relativi alla privacy, per evitare potenziali conflitti con i diritti dei lavoratori.

La Sentenza della Corte Europea dei Diritti dell'Uomo

È in questo contesto che può essere assai utile leggere attentamente una sentenza della Corte Europea dei Diritti dell'Uomo, che proprio fa riferimento alla necessità di bilanciare gli interessi del titolare del trattamento e dell'interessato al trattamento, che nella fattispecie era un promotore commerciale.

Ecco i fatti: nel 1994 il ricorrente viene assunto come promotore farmaceutico presso un’azienda specializzata. Nel 2002 l’azienda attivò una procedura per gestire le richieste di rimborsi dei costi associati agli spostamenti dell’autoveicolo, affidato al proprio promotore. Venne installata un'applicazione, che era in grado di registrare le attività giornaliere, settimanali e mensili, le visite effettuate, le assenze, le spese ed una pianificazione delle prossime visite commerciali. Nel 2011 l’azienda installò un GPS nelle vetture aziendali, informando gli interessati coinvolti.

Poco dopo, un interessato coinvolto presentò un ricorso all'autorità garante nazionale, contestando l’attivazione del sistema di geolocalizzazione e le modalità di trattamento dei dati raccolti. Nel 2014, l’autorità garante coinvolta ritenne che l’azienda non avesse violato alcuna disposizione; l’azienda successivamente licenziò il dipendente, perché dall’esame dei dati non risultava che egli avesse rispettato gli impegni previsti dal contratto di lavoro. L’interessato contestò il licenziamento e l’intero caso venne sottoposto all’attenzione della Corte Europea per i Diritti Umani.

Il fatto che il dispositivo fosse attivo ventiquattr’ore su 24 e non potesse essere disattivato evidentemente consentiva all’azienda di acquisire dati anche afferenti alle attività svolte dall’interessato fuori degli orari di lavoro, con possibile violazione del suo diritto alla protezione della sua vita privata.

La Corte ha innanzitutto accertato che l’interessato coinvolto era stato compiutamente informato dell'installazione e delle funzionalità del dispositivo, firmando un documento di accettazione. Questo documento inoltre metteva in evidenza che i dati catturati dal sistema di geolocalizzazione avrebbero potuto essere utilizzati dall’azienda, a supporto di contestazione di possibili comportamenti anomali da parte dell’interessato.

Nel corso del giudizio, il titolare del trattamento fece presente che, anche se venivano acquisiti molti dati, in realtà gli unici dati significativi per il titolare del trattamento facevano riferimento a un chilometraggio eccessivo, che veniva addebitato all’azienda da parte del dipendente, rispetto al chilometraggio effettivo.

A questo punto, la Corte Europea ha ritenuto che non vi fosse alcuna specifica intrusione nella vita privata del dipendente, in quanto l’unico argomento di contestazione riguardava un fatto oggettivo, che nulla aveva a che fare con l’intrusione nella vita privata del dipendente stesso. Al proposito, tuttavia, è importante sottolineare che il giudizio finale della Corte non è stato unanime, ma è stato emesso con quattro voti di approvazione e tre contrari. Ciò significa che l’argomento potrebbe essere in futuro oggetto di ulteriori esami e forse potrebbe portare a diverso giudizio. Nel frattempo, si raccomanda caldamente ai lettori di leggere la sentenza della Corte Europea, soprattutto perché si sta parlando di diritti umani, vale a dire un tema assai più ampio rispetto alla protezione vera e propria di dati personali.

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